Ministero dell'Istruzione e del Merito

La posta elettronica (e-mail o email, dall'inglese «electronic mail») è un servizio grazie al quale ogni utente abilitato può inviare e ricevere dei messaggi utilizzando un qualunque "device" (es.: computer, palmare, cellulare) connesso in rete e tramite un proprio account di posta registrato presso un provider del servizio.
Scopo del servizio di posta elettronica è il trasferimento di messaggi da un utente ad un altro attraverso un sistema di comunicazione dati che coinvolge i client  ed i server di posta attivi presso i rispettivi provider del servizio.
Ciascun utente può possedere una o più caselle di posta elettronica, sulle quali riceve messaggi che vengono conservati. Quando lo desidera, l'utente può consultare il contenuto della sua casella, organizzarlo e inviare messaggi a uno o più utenti.
L'accesso alla casella di posta elettronica è normalmente controllato da una password o da altre forme di autenticazione equiparate dal Codice dell'Amministrazione digitale (di seguito, CAD) a "firme elettroniche".
La modalità di accesso al servizio è quindi asincrona, ovvero per la trasmissione di un messaggio non è assolutamente indispensabile che mittente e destinatario siano contemporaneamente attivi o collegati.
La consegna al destinatario dei messaggi inviati non è garantita.
Per le caratteristiche sopra esposte, la posta elettronica ordinaria (di seguito, PEO) o e‐mail è divenuta il mezzo di comunicazione scritta più utilizzato. Lo scambio di e‐mail tra persone fisiche e giuridiche - ai sensi dell'art. 1 comma 1 lettere p), q) e u) e dell' art. 21 comma 1) del CAD, è equiparato allo scambio di documenti informatici firmati elettronicamente. Inoltre gli art. 45 e 47 del CAD fissano condizioni precise perché le comunicazioni tra PP.AA. e tra PP.AA. e cittadino abbiano valore amministrativo.
La Posta Elettronica Certificata (di seguito, PEC) è invece, uno strumento telematico che consente di essere certi sia dell'avvenuto invio che dell'avvenuto recapito di un documento informatico.

La PEC pertanto ben si presta alla gestione delle comunicazioni aventi valore legale mentre la PEO si addice alle comunicazioni a carattere ordinario e corrente.
Recependo le prescrizioni del Garante della privacy espresse nei termini di cui alla motivazione pubblicata al link http://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/1387522 ed inerenti - tra altro - l'onere per le PP.AA. di specificare in un disciplinare interno da adottare e pubblicizzare (punto 3.2.) le modalità di utilizzo della posta elettronica e della rete Internet da parte dei lavoratori, la Direzione generale per i contratti, gli acquisti, i sistemi informativi e la statistica adotta con proprio decreto e pubblica in tale sede, quanto segue:

1. "Termini e modalità d'uso della Posta Elettronica Certificata (PEC)" (Decreto DGCASIS n. 5/2015)
    
2. "Termini e modalità d'uso della Posta Elettronica Ordinaria (PEO)" (Decreto DGCASIS n. 174/2015)