La posta elettronica ordinaria o e‐mail è divenuto il mezzo di comunicazione scritta più utilizzato.
La rilevanza e la gestione dello scambio di e‐mail (di seguito, PEO) tra persone fisiche e giuridiche ai sensi del Codice dell'Amministrazione digitale (art. 1 comma 1 lettere p), q) e u) ed art. 21 comma 1), è equiparato allo scambio di documenti informatici firmati elettronicamente.
Nell'ambito delle funzioni e dei compiti assegnati alla Direzione generale per i Contratti, gli Acquisti, i Sistemi Informativi e la Statistica dal DPCM 11 febbraio 2014 n. 98 e dal DM 26 settembre 2014 n. 753 si definiscono con il decreto di seguito linkato, i termini e le modalità d'uso della PEO.
Questo Ministero, al fine di assicurare uno scambio di comunicazioni efficace e adeguato ai compiti e funzioni svolti da dipendenti, uffici e direzioni, ricorre all'uso di diverse tipologie di caselle di PEO.
Esse possono essere:
1. ad personam;
2. associate ad una AOO (uffici di diretta collaborazione del Ministro, direzione generale/regionale ed ambiti territoriali)
3. associate ad un ufficio;
4. associate ad una specifica funzione/progetto o servizio.
Il Decreto di cui al link sotto indicato, specifica i termini e le modalità d' attivazione ed uso delle caselle di PEO, secondo la tipologia appena indicata.
Il Decreto in parola segue il DDG n. 5 del 10 febbraio 2015 di approvazione del Rapporto sull'uso della PEC presso il MIUR – Anno 2014. Termini e modalità di utilizzo della posta elettronica certificata (art. 63 comma 3 quater D. Lgs. n. 82/2005), pubblicato sul sito web del MIUR: i due decreti definiscono un quadro di disposizioni inerenti la posta elettronica (certificata e non), coerenti alle norme vigenti ed alle nuove esigenze definite a seguito del DPCM 11 febbraio 2014 n. 98 recante il Regolamento di organizzazione del Ministero dell'Istruzione, dell'Università e della Ricerca.